档案管理中的电子档案管理

1 电子档案的概述

1.1 电子档案的定义

其是依据档案管理规范有针对性地储存有参考价值的、蕴含背景信息的、结合相应形式封装起来的电子文件。与其他电子文件不同，电子档案对企业、事业单位的管理及社会发展有一定的引导作用。

1.2 电子档案管理工作的特点

第一，这种管理形式早已远离了纸质的约束，以电子的形式实施信息资源的储存，为建设数字化的信息网络系统提供依据，从而保障信息的共享性。第二，现阶段电子档案管理系统的功能非常大，如协同办公系统，不但可以解决多样化信息资源的集成问题，还可以对决策思想实施全面的推广和落实，增强了企业内部的工作效率。企业结合相关的电子档案管理系统，依据多样化的辅助软件可以降低相应工作者的档案管理强度。

梅尔文·科恩的一生都积极致力于为科学研究贡献力量。他的妻子布儒瓦-科恩在一份声明中说道：“就在昨天，梅尔还在奋笔疾书，写一篇新的论文。直到他去世的那一天，他一直都是一位尽职尽责、思维活跃的科学家。梅尔帮助缔造了今天的索尔克，我和他的许多朋友都将永远怀念他。”

2 电子档案的特点优势

2.1 保密性强

相较于传统纸质档案的整卷查阅所带来的风险，现在所使用的电子档案可以实现部分查阅，这在一定程度上降低了档案被泄露的风险性。在进行纸质档案查阅时，因为所有的档案信息都是连在一起的，不可避免地会看到一些查阅资料外的信息，不利于档案的保密。档案查阅时，只能接触所需的单份文件，无法了解其他内容，实现了文件的保密。同时，电子档案的查阅利用计算机技术改变了纸质档案查找时的困难。

2.2 高效、快捷

电子档案是电子信息技术在档案管理中的应用，不但能够降低工作人员的工作负担，提高工作效率，还能让查阅档案的人高效、快速地获取信息。网络技术的应用，极大方便了档案管理，避免了档案归档和查找的烦琐，让工作人员从人力的耗费中解脱出来。同时，可以分散工作量，实现随机归档，减少了归档和整理的时间，更方便检索，提高了信息的获取效率。因此，可看出高效、便捷是电子档案的最大优势。

2.3 提高档案的使用效率

井下大型贯通加测陀螺定向边的重要性及其精度分析……………………………………………………… 李孝茂（1-53）

数学解题有五种境界：正确解题、一题多解、多题一解、发现规律、自己编题．我们的教学大多数时间都在前三种境界里徘徊．而为了这三种境界，学生要付出大量的时间与精力，从而难得能有时间去深入探究、发现规律，更谈不上欣赏把玩、动手编题．但“纸上得来终觉浅”，学生的一次动手实践比解百题还要有收获，因为他需要随时调动知识与方法，是对知识掌握娴熟的重要表现．课前教师设计让学生选题，学生是在限制下的自主，他需要对所选题目有较为深刻的理解，重点考查什么，解决关键是什么，解后有什么启示等等．如此，势必“逼”着学生深入学习，深入理解，深入体悟．

2.4 及时补漏增缺

为了确保档案管理工作的平稳性，需要对档案管理工作者提出更严谨的要求。很多档案管理者疏忽职守，在工作中没有完成自己的任务，要提升档案管理者的专业素养和道德素质。

3 电子档案管理工作中存在的问题

3.1 对档案管理工作必要性的认知存在问题

有的部门不重视档案管理工作，在实际工作中提出档案管理工作非常简单，不是重点工作，也不需要消耗大量时间和精力，这种观念是错误的。在现阶段的社会环境中，档案管理工作与社会经济不断发展的市场环境有一定的关联，这是企业改变自身管理和提升自身经济能力的基础内容。相应部门一定要拓展自身档案管理工作的推广范围，突破传统发展中构成的错误理念，实现档案管理工作的真正价值，为我国经济快速发展提供有效依据。

传统的纸质立卷工作是由档案管理人员按照自己的认识水平进行操作的，由于每个人的认知是不一样的，这就造成了档案标准的不统一，既影响了档案的整体质量，又不利于档案日后的使用。同时，在进行人工归档时会浪费大量时间，导致管理人员没有时间进行编研工作，不利于提高管理水平。电子档案的使用既可以提高工作人员的工作质量和效率，又能够减轻工作人员的压力，让工作人员把更多时间和精力投入到编研工作中，提高档案管理水平。

3.2 档案管理工作的制度不全面

现代化档案管理工作遵守正确的原则，这是保障档案管理工作的重点内容。我国最早在1980年就开始推广档案管理形式的标准化原则，并有专业的部门设计标准化文件，但是因为档案管理工作自身存在的复杂性，导致我国档案管理工作也存在复杂的特点。特别是档案管理工作中的分散管理是工作中的最大特点。受我国以往历史发展遗留问题的影响，我国档案管理工作是单独成政的发展方向，不同单位有不同的信息系统实施电子档案管理工作。各种档案管理系统没有依据统一的标准实施工作，导致我国档案工作存在无主题的问题，彼此间的信息传递和沟通较差，同时国家也没有依据相同的发展目标和方向进行，为档案管理工作的发展造成一定影响。

吊脚楼的房屋大小一般为4、6排扇3～5间屋，中等人家为5柱2～4骑、富裕人家则往往拥有四合的天井大院，有7柱4骑。

3.3 档案标准化较低

现代档案管理工作的管理形式得到了有效提升，但档案管理工作出现的任意性依旧存在。相应部门要结合相关问题进行深入优化，保障档案管理工作制度的全面性，促进档案管理工作制度向着标准化和现代化发展。

3.4 提升档案管理工作者的综合素质

传统文书在资料收集时，如果出现漏记、漏交的情况，为了及时增缺补漏，要把文书进行拆卷重做，这样既浪费了人力、物力、财力，又降低了工作效率。如果电子档案中出现了问题，可直接利用计算机进行修改、更正，更加方便、快捷，使档案随时保持在最新状态。

4 电子档案管理工作解决方案

4.1 增强对档案管理工作必要性的认知

目前，世界的发展速度已经突破了传统意义上计划性工作的格局，要预防档案管理逐渐被边缘化。档案管理者要提升对档案管理现代化发展的认知，承担自身的责任，改变自身的思想观念，消除错误理念和不积极工作的态度，突破档案管理工作边缘化的格局，提升档案管理工作在社会上的地位。

4.2 提升档案管理的标准化程度

提升档案管理工作的标准化是增强档案管理工作质量的重要方案。现阶段，不断推广档案管理标准化是各级档案管理部门工作的重点内容。在实际发展中，国家和省级档案管理工作部门要不断优化各项规定，促使档案管理工作中的各项环节有依据遵守，并且提出优质的解决方案，不断引导档案管理工作向着标准化方向发展。

4.3 管理观念的科学化教育是档案管理的中心思想

管理观念的科学化，不但包含了档案的基本理念和思想的现代化科学性，也展现了档案应用指导观念的现代化科学性，档案工作的基础目标就是依据档案应用获取更多的经济效益和社会利益。若过于追求经济效益，会拓展社会的应用范围。档案工作是一门科学，需要全面掌控档案工作的特点，结合科学的观念工作，引导档案工作向着现代化方向发展。

4.4 增强高素质人才的培育

培育高素质人才可以为现代化档案管理工作提供有效依据。引导档案管理工作现代化发展，不但要求档案管理工作者具备经济、信息技术以及写作等方面的理论知识，还要提升档案工作者的综合素养，优化档案管理团队的质量，选拔优质档案管理人才为基础，将具备复合知识型人才引用到档案现代化管理工作中。同时，还要增强培训教育工作，结合多样化的形式和全方位的培训，不断改善档案现代化管理人才的知识构成，培育出现代化管理工作急需的技术管理、维修等优质人才。

5 结语

在信息化时代发展的背景下，在提升对电子技术应用的同时，也要关注这一技术应用中存在的问题。在新形势的发展背景下，电子档案管理工作在推广中不但要优化其包含的管理制度，改变电子档案的储备形式，培育优质的管理人才，也要注重其中存在的细节问题。

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